Cuenta con un sistema en donde los usuarios necesitan pasar una tarjeta para acceder a los documentos impresos. El empleo de un código PIN o de una tarjeta especial puede hacer que los empleados sean responsables de sus documentos impresos. Estas medidas pueden hacer que los usuarios den prioridad a lo que verdaderamente necesiten imprimir, reduciendo de esta manera la cantidad de tóner y papel. Por otro lado, a pesar de que la tecnología promete una oficina sin papeles, más de dos tercios de los trabajadores entrevistados afirman que prefieren leer documentos en papel en vez de hacerlo sobre la pantalla de un ordenador.
En nuestro país, casi cuatro de cada cinco organizaciones no están poniendo en marcha tecnologías básicas para reducir la cantidad de documentos impresos, una cifra inferior a la media europea del 83%. Además, sólo un 12% de las empresas españolas cuenta con una impresora con clave PIN para realizar el seguimiento de copias realizadas por individuos y departamentos. Asimismo, tan un 6% de las empresas de nuestro país cuenta con un sistema de impresoras en donde los usuarios necesitan pasar una tarjeta para acceder a las copias de los documentos.
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